L’astrolabio, circa un mese prima della partenza, fornisce alle famiglie degli studenti tutte le informazioni necessarie all'organizzazione del viaggio tra le quali il nominativo ed il numero di telefono privato del Capogruppo. Quindi non stupirti se riceverai telefonate da parte di alcuni genitori, semplicemente desiderosi di sentirti prima di incontrarti di persona in aeroporto il

Se non raggiungerai l'aeroporto in pullman con il tuo gruppo, ti consigliamo di farti trovare al punto d’incontro almeno 15 minuti prima dell’orario indicato sul Dossier di Viaggio, così da avere modo di accogliere i ragazzi al loro arrivo, conoscere i genitori e ricevere da parte loro le ultime raccomandazioni.

In aeroporto incontrerai un Assistente aeroportuale che si occuperà di consegnare zainetti e biglietti aerei elettronici, oltre ad assistervi durante la fase di check-in. Per ogni informazione relativa alla Vacanza Studio sarà però necessario fare riferimento unicamente all'ufficio L'astrolabio di Milano.  

E' fondamentale controllare che tutti i bagagli siano etichettati, che i bagagli a mano non contengano liquidi o creme e che i ragazzi abbiano a portata di mano il loro Documento d'Identità. Dopo aver effettuato il check-in con l'aiuto dell'Assistente aeroportuale, conserva i biglietti aerei del volo di ritorno, per evitare che vadano persi ed

Raggiungete tutti insieme il Controllo Documenti, dove spiegherai al funzionario di essere il Responsabile di un gruppo di studenti italiani, in modo tale da evitare perdite di tempo. Superato il controllo, dovrete raggiungere l'area Ritiro Bagagli (BAGGAGE CLAIM), dove sugli appositi schermi,  potrai individuare il nastro corrispondente al vostro volo appena atterrato.  

In caso di mancata consegna di uno o più bagagli o di danni evidenti alle valigie, è necessario sporgere immediata denuncia, prima di lasciare l'Area Ritiro Bagagli, raggiungendo l'ufficio preposto "LOST & FOUND". Durante la denuncia sarà richiesta la compilazione di un apposito modulo, fornendo un recapito telefonico ed un indirizzo mail entrambi attivi, dove

Immediatamente fuori dall’Area Ritiro Bagagli troverai un incaricato, riconoscibile tramite un cartello personalizzato, che vi accompagnerà al pullman privato con il quale raggiungerete la destinazione finale. Prima che il pullman parta è fondamentale accertarsi, tramite appello, che tutti gli studenti siano a bordo e che tutti i bagagli siano stati debitamente caricati, controllando infine con

Durante il trasferimento approfittane per raccogliere i depositi cauzionali e i documenti dei ragazzi, da consegnare all’arrivo al college. Accertati che tutti i ragazzi siano in possesso del tuo numero di telefono con il quale raggiungerti per ogni evenienza.

Il pullman lascerà i ragazzi davanti al college o, per chi ha scelto la famiglia, in un luogo precedentemente concordato con la scuola e le host families.

Certo, all'arrivo a darvi il benvenuto ci sarà lo Staff della scuola e le famiglie ospitanti, in caso ci siano ragazzi che abbiano optato per questa soluzione. Prima di affidare gli studenti alle rispettive host families, verifica che nominativi e indirizzi delle stesse corrispondano a quanto riportato nella tua Leader’s list. In caso di discrepanza,